Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Sinne dieser Erklärung ist: Patrick Zwerschke

ExamHub wird von Schulen und von einzelnen Prüfungsleitungen genutzt. Daraus ergeben sich zwei Rollen:

• Setzt eine Schule oder eine Prüfungsleitung ExamHub für ihre Prüfungen ein, entscheidet sie, welche Prüfungen stattfinden und welche Daten der Teilnehmenden bearbeitet werden. Sie ist dafür verantwortlich. ExamHub bearbeitet diese Daten in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen. Einzelheiten regelt die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung. Fragen zu Prüfungsdaten beantwortet in erster Linie die Schule bzw. die Prüfungsleitung.
• Für die Website, für Konten sowie für Sicherheit und Support ist der Anbieter von ExamHub selbst verantwortlich. Dafür gilt diese Datenschutzerklärung.

Teilnehmende sind häufig Jugendliche. Ihre Daten werden nur bearbeitet, um Prüfungen durchzuführen, zu bewerten und auszuwerten.

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Zugehörigkeit zu Schulen und Klassen, Einstellungen und der Zeitpunkt, zu dem die AGB angenommen wurden.
• Anmelde- und Sicherheitsdaten: Anmeldezeitpunkte, verschlüsselt gespeicherte Passwörter, Angaben zur Zwei-Faktor-Anmeldung und Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge.
• Prüfungsinhalte: Fragen, Lösungen, Bewertungsraster, Bilder und Dateien, die Prüfungsleitungen erfassen oder importieren.
• Prüfungsdaten der Teilnehmenden: Name und, je nach Prüfung, E-Mail-Adresse, Antworten und hochgeladene Dateien, Zeitpunkte von Start, Zwischenspeicherungen und Abgabe, Ereignisse während der Prüfung (zum Beispiel das Verlassen des Prüfungsfensters), Punkte, Noten und Rückmeldungen.
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Anfragen und Rückmeldungen sowie Zustellinformationen zu E-Mails.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, aufgerufene Seiten und Fehlermeldungen, soweit sie für Betrieb und Sicherheit nötig sind.

• Prüfungen erstellen, durchführen, bewerten und auswerten
• Konten verwalten, Anmeldungen absichern und die Registrierung vor automatisierten Zugriffen schützen
• E-Mails versenden, etwa Bestätigungen, Einladungen und Mitteilungen zu Ergebnissen, und ihre Zustellung überprüfen
• Anfragen beantworten und Support leisten
• Sicherheit, Verfügbarkeit und Fehlerfreiheit der Plattform gewährleisten
• die Nutzung statistisch auswerten, um ExamHub zu verbessern
• gesetzliche Pflichten erfüllen

ExamHub zeigt keine Werbung und verkauft keine Personendaten.

Einzelne Funktionen nutzen ein KI-Sprachmodell: das Einlesen bestehender Prüfungsdokumente, Vorschläge für Fragen und Lösungen sowie Bewertungsvorschläge zu Antworten von Teilnehmenden. Diese Funktionen sind nur aktiv, wenn die Schule bzw. die Prüfungsleitung sie freigeschaltet hat. Bewertungsvorschläge werden für jede Frage einzeln eingeschaltet.

Dafür werden nur die nötigen Inhalte an einen spezialisierten Dienstleister übermittelt, zum Beispiel ein Prüfungsdokument oder eine Frage mit Musterlösung und Antworttexten. Namen, E-Mail-Adressen und Kennungen der Teilnehmenden werden nicht übermittelt. Antworttexte können aber persönliche Angaben enthalten, wenn Teilnehmende solche hineinschreiben.

Die Verarbeitung erfolgt in Europa. Der Dienstleister verwendet die Inhalte nicht zum Trainieren von KI-Modellen und speichert sie nicht über die Verarbeitung hinaus.

KI-Vorschläge sind Hilfen. Punkte übernimmt erst die Prüfungsleitung, indem sie einen Vorschlag ausdrücklich bestätigt. Noten werden nie von der KI festgelegt. Automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG finden nicht statt.

Für den Betrieb setzt ExamHub sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Sie bearbeiten Daten im Auftrag und nach Weisung und sind vertraglich zu Vertraulichkeit und Datensicherheit verpflichtet. Es handelt sich um folgende Kategorien:

• Hosting, Datenbank und Dateispeicher
• Auslieferung der Website und Serverfunktionen
• Versand von E-Mails
• Schutz der Registrierung vor automatisierten Zugriffen
• statistische Auswertung von Nutzung und Ladezeiten ohne Cookies
• KI-Sprachmodell für die oben beschriebenen Funktionen
• Rechtschreib- und Grammatikprüfung für Textantworten

Die Registrierung und die Anmeldung schützt der Dienst Turnstile von Cloudflare, Inc. (USA). Cloudflare prüft dabei technische Merkmale wie IP-Adresse und Browsereigenschaften und bearbeitet diese teilweise in eigener Verantwortung, um Missbrauch besser zu erkennen. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Cloudflare.

Schulen erhalten die Liste der Dienstleister mit Zweck und Standort auf Anfrage (siehe Auftragsbearbeitung). Behörden erhalten Daten nur, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.

Prüfungen, Antworten, Dateien und Konten werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert, die Serverfunktionen laufen ebenfalls dort. Die KI-Funktionen laufen in Europa. E-Mails werden über Server in der EU versendet.

Die Staaten der EU und des EWR gewährleisten nach Einschätzung des Bundesrats einen angemessenen Datenschutz. Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder greifen für Betrieb, Wartung und Support aus Staaten ausserhalb Europas zu, namentlich aus den USA und Indien. In diesen Fällen stützt sich ExamHub auf die Zertifizierung des Dienstleisters nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder auf vom EDÖB anerkannte Standarddatenschutzklauseln.

ExamHub verwendet nur technisch notwendige Cookies: für die Anmeldung, die Sicherheit der Sitzung und gespeicherte Einstellungen wie Sprache und Farbschema. Während einer Prüfung werden Antworten zusätzlich im Browser zwischengespeichert, damit bei einem Verbindungsunterbruch nichts verloren geht. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

Nutzung und Ladezeiten werden ohne Cookies statistisch ausgewertet. Die Ergebnisse lassen keine Rückschlüsse auf Personen zu. Wer das nicht möchte, kann die Messung mit einem gängigen Inhaltsblocker im Browser verhindern.

Bindet eine Prüfungsleitung Videos von Drittanbietern wie YouTube oder Vimeo in Fragen ein, lädt der Browser sie beim Anzeigen der Frage direkt vom jeweiligen Anbieter. Dabei erhält der Anbieter die IP-Adresse. Beim Abspielen gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

E-Mails von ExamHub enthalten eine technische Messung von Öffnungen und Klicks. Sie dient dazu, die Zustellung zu überprüfen und Störungen zu erkennen, nicht der Werbung. Wer das nicht möchte, kann in seinem E-Mail-Programm das Nachladen von Bildern ausschalten.

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es der Zweck erfordert oder das Gesetz verlangt.

• Konten: bis zur Löschung. Nach einem Löschantrag in den Kontoeinstellungen wird das Konto nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Bis dahin lässt sich der Antrag zurückziehen.
• Prüfungsdaten im Auftrag einer Schule: nach Weisung der Schule. Nach Vertragsende werden sie innert 90 Tagen gelöscht.
• Übrige Daten wie hochgeladene Dateien, Exporte, Rückmeldungen, technische Protokolle und Sicherungskopien: solange es für den jeweiligen Zweck nötig ist.

ExamHub schützt Personendaten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, unter anderem mit verschlüsselter Übertragung und Speicherung, Zugriffsrechten nach Rolle und Schule, Zwei-Faktor-Anmeldung, der Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und regelmässigen Sicherungen.

Betroffene Personen können Auskunft über ihre Personendaten verlangen, unrichtige Daten berichtigen lassen, die Löschung verlangen, einer Bearbeitung widersprechen und ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format herausverlangen. Angemeldete Personen können ihre Daten in den Kontoeinstellungen selbst exportieren und die Löschung ihres Kontos beantragen.

Bei Anliegen zu Prüfungen einer Schule ist die Schule die zuständige Anlaufstelle. ExamHub unterstützt sie bei der Beantwortung.

Betroffene Personen können sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren. Bei öffentlichen Schulen ist zudem die kantonale Datenschutzbehörde zuständig.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen oder Dienstleister ändern. Massgebend ist die hier veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen werden angemeldete Personen vorab informiert.